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普洱会议服务大型会务工作的原则

来源:普洱会议公司作者:普洱会议会务 时间:2018-10-02
普洱会议服务大型会务工作的原则
 
普洱会议服务大型会务工作的原则
 
普洱会议服务大型会务工作的原则一;严谨细致,考虑周密。一是考虑问题力求细致。要考虑到整体工作的方方面面,考虑到各项工作彼此间的关联与影响,要知道一项会务工作有哪些具体环节,每个环节怎样去做,一些细枝末节该怎样处理。二是方案制订尽量细化。不仅要制订一个包括会议主要内容和安排的会议框架方案,还应制订一个更为细致周密的会务工作实施方案,包括各项会务工作的内容和环节、会务人员分工、时间节点要求等操作细节。三是会务实施注重细节。会务工作中,一个通知发放不到位,一个座位安排不合理,一个话筒的声音不正常,等等,这些细节上的问题,都会影响到整个会议的效果。实施会务工作绝不能有半点侥幸心理,一定要关注细节,认真对待细小的工作,杜绝隐患。
 
 
 
普洱会议服务大型会务工作的原则二;准备充分,谋划在前。会前准备是整个会务的重点,也是工作量最大的一个阶段,任何一次成功的会议都建立在充分准备的基础上。所以,必须在会前做好各项准备工作,应当考虑在早,行动在早,落实在早,能早点做的绝不拖延,能多准备的绝不偷懒。一是认真做好方案制订、会前动员、材料准备、会议通知、会场布置、食宿安排等会前准备工作,并反复检查,确保开会时不发生差错与故障。二是对于一些必须在会中和会后完成的工作,可以提前准备,打好基础,做好方案。比如:拟订会议通报、纪要的初稿,安排会后整理人员,帮助参会人员预订返程票等。三是预先考虑会议中可能出现的变化或意外情况,多想想可能会发生什么问题,可能出现什么紧急突发事项。制订应对紧急突发情况的预案,对可能存在的问题和隐患提前解决或加强防范。
 
 
普洱会议服务大型会务工作的原则三;明确分工,加强协同。一是把每项任务、每个环节、每个时间节点要求分解量化到具体责任人头上,做到各个具体经办人员工作任务具体、要求明确,防止出现任何工作盲点和相互推诿扯皮。二是分工时应注意掌握每个工作人员的特点,安排任务尽量与其能力和经验相匹配,对经验不足的工作人员尽量交代仔细、加强指导;有的会议需要多个单位参与会务,应立足各部门的工作职能、范围和自身掌握的资源进行任务分解,需要相互配合完成的任务,也要明确一个主要责任部门。三是相互协调配合,注意拾遗补缺,增强工作合力。参与会务工作的人员或部门应积极与其同事或协作部门沟通、配合,互相通报工作进展。同时,会务工作负责人或牵头部门要掌握和协调好工作进度,可定期召开工作碰头会,各自通报工作进展和重要信息,减少工作的盲目性和差错,便于分析和查找问题。
 
 
普洱会议服务大型会务工作的原则四;勤勉高效,节约成本。会务工作人员要增强时间观念,对规定时间内完成的工作,只能按期或提前完成,决不允许拖沓迟延。有时会务工作人员较少,需要一人身兼数职,同时抓好几项工作,这更要求会务人员勤奋工作、善于工作,做到多思考、多观察、多交流、多检查、快行动,确保优质高效地完成肩负的任务。此外,无论是用会场、印材料还是定食宿、跑接待,各项会务工作都需要花费,特别是大型会务工作,总会有一笔不小的费用支出。会务人员应当在保证会议效果和质量的前提下,用心做好会务预算工作,精打细算,勤俭节约,力争少花钱、多办事、办好事。

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